ต้องเก็บเอกสารธุรกิจไว้กี่ปี และเก็บแบบไหนถึงใช้ได้จริง

เจ้าของธุรกิจหลายคนเก็บเอกสารไม่ครบหรือทิ้งเร็วเกินไป จนเมื่อถูกสรรพากรตรวจสอบหรือเกิดข้อพิพาท หาหลักฐานไม่ได้

กฎหมายกำหนดไว้เท่าไหร่

ตาม พระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543 ผู้ประกอบธุรกิจต้องเก็บรักษาบัญชีและเอกสารประกอบการลงบัญชีไว้ ไม่น้อยกว่า 5 ปี นับจากวันปิดบัญชี

เอกสารที่อยู่ในกลุ่มนี้:

ตาม ประมวลรัษฎากร สรรพากรมีอำนาจตรวจสอบและประเมินภาษีย้อนหลังได้ 5 ปี (หรือ 10 ปีในกรณีที่มีการหลีกเลี่ยงภาษี)

ตาม พระราชบัญญัติธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2544 เอกสารอิเล็กทรอนิกส์มีผลทางกฎหมายเทียบเท่ากระดาษ ถ้าปฏิบัติตามเงื่อนไข:

ในทางปฏิบัติ สรรพากรยอมรับเอกสารดิจิทัลที่ชัดเจน แต่ถ้ามีข้อสงสัยอาจขอต้นฉบับ

การเก็บเป็นกองๆ ในกล่องกระดาษไม่มีประโยชน์ถ้าหาไม่เจอ แนวทางที่ใช้งานได้จริง:

จัดหมวดหมู่ตามปีและเดือน สร้างโฟลเดอร์ตาม ปี → เดือน → ประเภทเอกสาร เช่น 2025/01/ใบกำกับภาษี-ซื้อ/

ตั้งชื่อไฟล์ให้ค้นหาได้ ใช้รูปแบบ วันที่_ชื่อร้าน_จำนวนเงิน เช่น 20250115_7-Eleven_450.jpg จะค้นหาได้ง่ายกว่า IMG_2341.jpg

Backup หลายที่ เก็บบน cloud อย่างน้อย 1 แหล่ง เพื่อป้องกันกรณีอุปกรณ์หาย หรือไฟไหม้

ใบเสร็จหาย: ติดต่อผู้ขายขอสำเนา ส่วนใหญ่ออกให้ใหม่ได้
ใบกำกับภาษีหาย: ขอสำเนาจากผู้ออกเอกสาร หรือใช้สำเนาที่มีตราประทับ "สำเนาถูกต้อง"
ถูกตรวจสอบแต่เอกสารไม่ครบ: ต้องชี้แจงต่อสรรพากร อาจต้องหาหลักฐานทดแทน เช่น statement ธนาคาร

เก็บให้ครบ 5 ปีนับจากวันที่ช้าที่สุดในตารางข้างต้น จะปลอดภัยที่สุด